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En el actual mundo de la empresa, pocas cosas hay tan importantes como la ofimática. Un buen servicio en procesador de textos, de hojas de cálculo… son fundamentales para el correcto ejercicio y el día a día en la vida de cualquier negocio. Office 365 es uno de los mejores paquetes de ofimática del mundo, que incluye multitud de programas y funcionalidades que hacen la vida más fácil.

En MicroCAD somos conscientes de este potencial, por lo que ofrecemos siempre la posibilidad de que nuestros clientes instalen este paquete ofimático. Sin embargo, pocos conocen que más allá de Word, Excel o PowerPoint, existe una herramienta que nos puede facilitar mucho el trabajo: Microsoft SharePoint. Esta viene incluida en nuestra oferta de Office 365 y son pocos los que usan esta fantástica herramienta, pero en cambio son los que más tiempo ahorran.

Qué es SharePoint y por qué deberías usarlo

La gestión interna de datos, fichas y documentos es una tarea necesaria y a veces tediosa. Tener que ir con impresos, carpetas o discos duros por toda la oficina puede ser también a veces peligroso, ya que se corre el riesgo de pérdida.

La gestión de documentos en la nube que nos ofrece SharePoint nos permite tener nuestros documentos de Office totalmente ordenados y clasificados. Para los desarrolladores de esta herramienta de Microsoft, la sincronización es fundamental. Por eso mismo, SharePoint facilita y simplifica al máximo esta función con su sistema drag & drop. Sin embargo, no es un simple gestor online de carpetas. SharePoint está incorporando cada vez más funcionalidades. Veamos algunas de ellas:

  • Trabajar con otras personas en el mismo documento. A veces es necesario que varios miembros de tu equipo revisen o gestionen algún documento. Qué mejor forma de hacerlo que si ambos disponen de la posibilidad de hacerlo de forma simultánea. Esta colaboración permite también saber quién está editando.
  • Crear sitios de grupos. SharePoint permite segmentar y repartir el trabajo y los documentos de una forma óptima. Así, se podrán generar sitios de grupos para divisiones o secciones de tu empresa, así como con clientes.
  • Gestionar un historial de revisiones. Esto permite, aparte de buscar y corregir errores, organizar las actualizaciones que se hayan llevado a cabo en el documento y gestionar posibles fallos.

Estas son solo algunas de las funcionalidades básicas que ofrece esta herramienta. Sin embargo, no son las más novedosas o interesantes. SharePoint cuenta además con OneDrive que aporta una funcionalidad similar a Google Drive, de uso gratuito para todo el mundo. Así, desde Microsoft establecieron varias diferencias e implementaciones que lo hacen mejor a la propuesta de Google.

¿Qué hace diferente a SharePoint?

SharePoint pretende integrar todas las funcionalidades de Microsoft y Office en un conjunto, un “software total”. Por eso mismo, está consiguiendo que el paquete Office se vea realmente implementado con esta herramienta y sus muchas funcionalidades, así como su integración en múltiples dispositivos Android, iPhone y iPad.

Este software ha sido el primero en integrar el concepto de “Comunidad”, mediante Teams y Yammer, una red social empresarial que se sirve de un sistema de muro y microblogging -como Facebook- para que los empleados puedan compartir conocimientos y se reconceptualice el modelo de comunicación intraempresarial. Esto genera una de las herramientas sociales de empresa más potentes del mercado.

Por otro lado, SharePoint facilita mucho la gestión del tiempo. Su organizador de tareas y calendario hace más sencilla la tarea de organizar al equipo de tu empresa para que lleguen a sus objetivos. Esto también permite una mejora en la división del trabajo, así como una integración y sincronización total con Outlook y Microsoft Project.

SharePoint permite en cualquiera de sus versiones -online o servidor- integrar distintas aplicaciones, tanto estándar mediante la tienda de aplicaciones, como desarrolladas a medida, usando .NET y XHTML+JS+CSS.

¿Quieres disfrutar de esta magnífica herramienta para tu empresa? En MicroCAD podemos proporcionártela y ponerla a punto, junto a nuestro paquete de Office 365. Consideramos que es una funcionalidad esencial para cualquier negocio que se sirva de ofimática, por lo que viene incluido en el precio. Así podrás ser capaz de gestionar todos los documentos, tareas y proyectos de tu equipo de la forma más visible, rápida y sencilla. ¿Necesitas una implementación en tu software ofimático? Ponte en contacto con MicroCAD o llámanos al 952 60 08 70. Estaremos encantados de atenderte y de darte las mejores soluciones para tu empresa.

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